Le Service de gestion des documents et des archives (SGDA)

Le SGDA : comment un service d’archives fait rayonner son institution

L’équipe du Service de gestion des documents et des archives (SGDA) de HEC Montréal nous a reçus dans le cadre des visites du GESLA (Groupe étudiant de la Special Libraries Association) :

Julie Lemieux, Directrice

Valérie D’Amour, Archiviste professionnelle

Andre Paquette, Technicien en gestion des documents (semi-actifs)

Danielle Frigon, Agente aux activités

France Morin, Technicienne en gestion des documents (actifs)

Entre 1907 et 1970, soit durant la période correspondant à l’occupation du premier édifice de HEC sur la rue Viger, l’activité archivistique s’est réalisée de façon informelle probablement grâce à la présence d’un conservateur au Musée industriel et commercial de Montréal ainsi qu’à celle d’un bibliothécaire dès l’ouverture de l’École en 1910. Ensuite, dans les années 70, l’activité archivistique de l’École s’est formalisée sous la responsabilité de la Bibliothèque. C’est en 1984, après l’adoption de la Loi sur les archives par le gouvernement du Québec en 1983, que HEC Montréal fonde officiellement le Service des archives en lui donnant un mandat à deux volets:le volet de la gestion des documents actifs et semi-actifs et le volet de la gestion des archives historiques.

Dans le volet de la gestion des documents actifs et semi-actifs, le SGDA déploie ses efforts pour améliorer le repérage et l’utilisation des documents. Il fournit un soutien administratif aux usagers et s’occupe de la gestion des accès. Ce volet concerne entre autres la conservation temporaire des documents semi-actifs des professeurs et des organismes résidents à HEC Montréal, l’élimination de documents confidentiels, la consultation de documents, le transfert de documents, le transfert des questionnaires d’examens, la gestion des documents à distance et la classification uniforme. De plus, le site Web est une mine de ressources utiles pour les usagers des archives : formations, politiques, procédures, formulaires, guides, calendrier de conservation, index, listes, lexique, coordonnées des personnes-ressources, foire aux questions, ainsi qu’une foule de renseignement sur le SGDA, son mandat et la Déclaration québécoise sur les archives à laquelle il adhère.

La mise en valeur et la diffusion des archives, quant à elle, concerne plus particulièrement les archives historiques, le deuxième volet de la gestion des documents et des archives. Le SGDA gère le traitement conforme aux normes et pratiques archivistiques, la reproduction et la publication, la recherche, l’élimination des documents confidentiels, l’acquisition d’archives privées et la mise en valeur des archives. Il a participé à plusieurs expositions et visites guidées : Héritage Montréal; exposition virtuelle sur Édouard Montpetit; Montréal, 500 ans d’histoire en archives; Avant le cybercommerce – une histoire du catalogue de vente par correspondance au Canada; et Vocation d’origine du Centre d’archives de Montréal. Vous trouverez les liens vers ces expositions sur le site Web du SGDA, dans la section « Rayonnement du Service des archives ». Et si vous ne l’avez pas déjà fait, allez visiter la belle exposition virtuelle Dupuis Frères Limitée, Le magasin du peuple 1868-1978, aussi accessible à partir du site Web (www.hec.ca/dupuis_et_freres)

Le travail du SGDA revêt une importance de premier ordre pour HEC Montréal car il contribue grandement au rayonnement de l’institution. La mise en valeur et la diffusion des archives historiques, les nombreux partenariats établis avec d’autres institutions, l’acquisition d’archives privées et son implication dans la vie associative et culturelle font de lui un service d’archives des plus dynamiques.

Site Web du Service de gestion des documents et des archives de HEC Montréal

Ilhem Bouhachi

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