En ces temps de pandémie de la COVID-19, nous avons dû innover et trouver une manière de continuer d’offrir des visites aux étudiants de l’EBSI. Cette visite qui a eu lieu le 23 septembre 2020 a donc été ouverte à tous les étudiants et étudiantes de l’EBSI sans limite d’inscription. Nous avons eu un total de 12 inscrits.

Contenu de la visite

La visite était en fait une présentation Powerpoint suivi d’une discussion avec l’équipe. Nous avons dû envoyer les emails des gens inscrits puisque la présentation se déroulait sur leur plateforme professionnelle de réunion : Webex. Le seul aspect un peu négatif de la visite était qu’il y avait plusieurs lenteurs, décalages et coupures de son. Par exemple, on devait se reconnecter plusieurs fois (3x pour moi) afin de récupérer le son.

Le centre ne s’appelle plus Centre de documentation, mais plutôt Services informationnels et gestion de l’information. Il a été également intéressant de voir qu’à cause du contexte de la distanciation, l’interaction avec les clients a changé et l’équipe a dû repenser leur manière de rendre leurs services. Une belle introduction de leur clientèle a été présentée (clientèle variée qui n’a pas le même niveau de littéracie numérique). Leur équipe ont plusieurs projets, entre autres un projet de veille qui est un projet d’avenir, car les gens n’ont pas encore le réflexe de venir les voir, beaucoup de travail de numérisation de documents et un projet de développement de leurs services, mais en les transformant pour être durables.

L’équipe de service informationnelle utilise plusieurs outils au quotidien : Opentext, SIGB, Sharepoint, TEAMS, Intranet, etc. Elle s’occupe également des abonnements. Il est également intéressant de savoir qu’Hydro-Québec gère ses propres archives historiques, c’est-à-dire qu’il entrepose lui-même ses archives et n’envoie rien à la BAnQ, même s’il doit tout de même déclarer ce qu’il possède à cette dernière.

Le contexte d’entreprise en fait un milieu différent d’un centre d’archive ou d’une bibliothèque, car il y a un côté business et affaires commerciales vraiment important où il faut se démarquer constamment.

Accueil et déroulement de la visite

Le gestionnaire s’est joint à la réunion pour faire une introduction. Vers la fin, il y a eu beaucoup de questions des étudiants et les organisatrices ont vraiment pris le temps de répondre à toutes les questions. Toute l’équipe (7 personnes) s’est présenté, chaque personne à tour de rôle avec leur parcours scolaire et professionnel. C’était très intéressant et très enrichissant. Elles nous ont donné aussi plusieurs conseils pour réussir à obtenir un emploi dans le milieu. Nous avons bien senti qu’elles étaient contentes de partager toutes ces informations avec les étudiants. En conclusion, il y a eu une grande ouverture, un super accueil et une belle présentation pour ce premier essai en visite virtuelle.

Contact

La rencontre a été dirigée par Sophie Roy et Adriana Bocanegra conseillères en gestion de l’information. Elles ont été très chaleureuses et accueillantes avec les étudiants bien que tout se déroulait à distance.

Sophie Leduc