Le SGDA : comment un service d’archives fait rayonner son institution

L’équipe du Service de gestion des documents et des archives (SGDA) de HEC Montréal nous a reçus dans le cadre des visites du GESLA (Groupe étudiant de la Special Libraries Association) :

Julie Lemieux, Directrice

Valérie D’Amour, Archiviste professionnelle

Andre Paquette, Technicien en gestion des documents (semi-actifs)

Danielle Frigon, Agente aux activités

France Morin, Technicienne en gestion des documents (actifs)

Entre 1907 et 1970, soit durant la période correspondant à l’occupation du premier édifice de HEC sur la rue Viger, l’activité archivistique s’est réalisée de façon informelle probablement grâce à la présence d’un conservateur au Musée industriel et commercial de Montréal ainsi qu’à celle d’un bibliothécaire dès l’ouverture de l’École en 1910. Ensuite, dans les années 70, l’activité archivistique de l’École s’est formalisée sous la responsabilité de la Bibliothèque. C’est en 1984, après l’adoption de la Loi sur les archives par le gouvernement du Québec en 1983, que HEC Montréal fonde officiellement le Service des archives en lui donnant un mandat à deux volets:le volet de la gestion des documents actifs et semi-actifs et le volet de la gestion des archives historiques.

Dans le volet de la gestion des documents actifs et semi-actifs, le SGDA déploie ses efforts pour améliorer le repérage et l’utilisation des documents. Il fournit un soutien administratif aux usagers et s’occupe de la gestion des accès. Ce volet concerne entre autres la conservation temporaire des documents semi-actifs des professeurs et des organismes résidents à HEC Montréal, l’élimination de documents confidentiels, la consultation de documents, le transfert de documents, le transfert des questionnaires d’examens, la gestion des documents à distance et la classification uniforme. De plus, le site Web est une mine de ressources utiles pour les usagers des archives : formations, politiques, procédures, formulaires, guides, calendrier de conservation, index, listes, lexique, coordonnées des personnes-ressources, foire aux questions, ainsi qu’une foule de renseignement sur le SGDA, son mandat et la Déclaration québécoise sur les archives à laquelle il adhère.

La mise en valeur et la diffusion des archives, quant à elle, concerne plus particulièrement les archives historiques, le deuxième volet de la gestion des documents et des archives. Le SGDA gère le traitement conforme aux normes et pratiques archivistiques, la reproduction et la publication, la recherche, l’élimination des documents confidentiels, l’acquisition d’archives privées et la mise en valeur des archives. Il a participé à plusieurs expositions et visites guidées : Héritage Montréal; exposition virtuelle sur Édouard Montpetit; Montréal, 500 ans d’histoire en archives; Avant le cybercommerce – une histoire du catalogue de vente par correspondance au Canada; et Vocation d’origine du Centre d’archives de Montréal. Vous trouverez les liens vers ces expositions sur le site Web du SGDA, dans la section « Rayonnement du Service des archives ». Et si vous ne l’avez pas déjà fait, allez visiter la belle exposition virtuelle Dupuis Frères Limitée, Le magasin du peuple 1868-1978, aussi accessible à partir du site Web (www.hec.ca/dupuis_et_freres)

Le travail du SGDA revêt une importance de premier ordre pour HEC Montréal car il contribue grandement au rayonnement de l’institution. La mise en valeur et la diffusion des archives historiques, les nombreux partenariats établis avec d’autres institutions, l’acquisition d’archives privées et son implication dans la vie associative et culturelle font de lui un service d’archives des plus dynamiques.

Site Web du Service de gestion des documents et des archives de HEC Montréal

Ilhem Bouhachi

Bibliothèque Larkin‑Kerwin de l’Agence spatiale canadienne

Plusieurs étudiants membres du GESLA (Groupe étudiant de la Special Libraries Association) avons eu l’immense plaisir de visiter la Bibliothèque Larkin‑Kerwin au printemps dernier. Nous y avons trouvé des personnes accueillantes et passionnées par leur travail et leur institution. Après avoir participé à un tour de l’agence guidé par M^me Nancy Cormier,Conseillère principale en communication, GI-TIde l’équipe des Communications et affaires publiques, nous avons eu l’occasion de voir la Bibliothèque Lakin‑Kerwin et son équipe de plus près :

Josée Saint‑Marseille, Gestionnaire, Gestion de l’information

Alain Borsi, Chef bibliothécaire

Antoinette Cickello, Bibliothécaire du Centre multimédia

Martin Gagnon, Technicien

Marie‑Hélène D’André, Technicienne

La Bibliothèque Larkin‑Kerwin est une bibliothèque spécialisée qui soutient la recherche dans le domaine spatial en mettant à la disposition des astronautes, chercheurs, ingénieurs et gestionnaires toutes les ressources et les services documentaires dont ils ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Néanmoins, sa clientèle reste très diversifiée; elle dessert tous les secteurs de l’ASC, aussi bien les secteurs scientifiques que non scientifiques. En ce sens, elle est davantage une bibliothèque corporative. L’élément qui la caractérise est sa forte orientation-client. Ainsi, tous les secteurs de l’ASC peuvent se prévaloir de son expertise en matière de recherche d’information. Et, par conséquent, les ressources qu’elle acquière sont, elles aussi, à l’image cette clientèle : très diversifiées.

En matière de gestion de l’information, le mandat de M^me Saint‑Marseille s’est étendu et dépasse le seul cadre de la bibliothèque. Elle chapeaute la gestion de l’information qui débute en 1997 avec l’intégration de la Gestion des documents et s’étend aujourd’hui à plusieurs secteurs de l’agence ( voir le tableau Évolution de la gestion de l’information à l’Agence spatiale canadienne).

Lors de notre visite, nous avons discuté avec M^me Saint‑Marseille et M. Borsi, entre autres choses, de leurs parcours professionnels, de leurs responsabilités, de leurs rôles institutionnels, de leurs tâches, de leur vision quant à la gestion de l’information et des défis qui nous attendent, nous, futurs professionnels de l’information. Ils n’ont pas ménagé leurs efforts pour répondre à toutes nos questions et nous ont prodigué de précieux conseils. Si vous prévoyez travailler dans une bibliothèque spécialisée, voici trois défis qui vous attendent : développer vos aptitudes en recherche d’information, promouvoir et mettre en valeur les services de la bibliothèque et gérer le changement. Il nous a aussi été suggéré, dans la mesure du possible, de choisir un milieu qui nous intéresse vraiment et « un patron qui [nous] inspire et de qui [nous pourrions] apprendre » (Alain Borsi).

Que ce soit dans le cadre de vos cours ou d’activités organisées à l’EBSI, n’hésitez pas à saisir l’occasion de rencontrer l’équipe de la Bibliothèque Larkin‑Kerwin. Si vous cherchez à en savoir plus sur les bibliothèques spécialisées, vous rencontrerez des professionnels qui sont prêtes à partager avec vous leur expérience. Si vous manquez d’inspiration et ne savez trop dans quelle voie vous engager, vous aurez peut-être un coup de cœur.

Site Internet de la Bibliothèque Larkin‑Kerwin

Par Ilhem Bouhachi

Évolution de la gestion de l’information à l’Agence spatiale canadienne

Plusieurs d’entre nous se rappelleront certainement (à moins que les chaleurs estivales ne leur aient trop tourné la tête!) la fameuse analyse SWOT que nous avions à réaliser sur la Médiathèque du Musée d’art contemporain de Montréal (MACM). Ayant de la suite dans les idées, le GESLA proposait au printemps dernier une visite de cette médiathèque dont nous avions tant entendu parler. C’est donc par un matin printanier, bravant les éternels travaux du quartier des spectacles, qu’une quinzaine d’Ebsiennes et d’Ebsiens curieux se sont rendus au MACM pour en apprendre davantage sur la documentation dans le milieu de l’art contemporain.

Madame Sylvie Alix nous y a accueillis et nous a livré un exposé fort intéressant sur les activités de la Médiathèque dont elle est responsable. Fondée en 1965 et ouverte au public une décennie plus tard, elle offre une très large gamme de services à sa clientèle et une collection de documents sur une multitude de supports. On y trouve des films, des cartons d’invitation, des affiches, des plans de salles d’exposition et, bien entendu, des livres. Au moment où les technologies progressent à pas de géant, cette richesse documentaire n’est pas sans poser certains défis aux responsables de la médiathèque. Près de 80 000 documents d’archives attendent d’être numérisés, de nombreuses images doivent être transférées dans un format de meilleure qualité, sans compter que la médiathèque souhaiterait se doter d’un système de recherche fédéré qui lui permettrait d’exploiter encore davantage la profusion d’information que recèle sa collection. Comme la Médiathèque fonctionne avec une petite équipe, il faut s’armer de patience lorsqu’il est question de projets de cette envergure. À titre d’exemple, madame Alix nous confiait que le catalogage rétroactif, entrepris lors de l’informatisation du catalogue en 1992, se terminera cette année, soit 18 ans plus tard.

Toutefois, la Médiathèque peut se targuer d’être à l’avant-garde! En 1996, elle mettait en ligne le premier site en art contemporain au Québec. D’ailleurs, si avoir du flair et aller au-delà des tendances est essentiel pour les artistes, cela est aussi vrai pour celles et ceux qui s’occupent de l’aspect documentaire du Musée. En effet, il faut savoir répondre aux attentes d’une clientèle à la fine pointe de l’art composée à 40% de conservateurs du Musée, l’autre partie provenant du public. C’est donc bien souvent à un travail de prospection que s’adonnent les bibliothécaires au MACM, ce dernier misant sur un réseau d’institutions internationales.

par Maude Laplante-Dubé

par Simon Mayer