Visite virtuelle du Centre de documentation d’Hydro-Québec

En ces temps de pandémie de la COVID-19, nous avons dû innover et trouver une manière de continuer d’offrir des visites aux étudiants de l’EBSI. Cette visite qui a eu lieu le 23 septembre 2020 a donc été ouverte à tous les étudiants et étudiantes de l’EBSI sans limite d’inscription. Nous avons eu un total de 12 inscrits.

Contenu de la visite

La visite était en fait une présentation Powerpoint suivi d’une discussion avec l’équipe. Nous avons dû envoyer les emails des gens inscrits puisque la présentation se déroulait sur leur plateforme professionnelle de réunion : Webex. Le seul aspect un peu négatif de la visite était qu’il y avait plusieurs lenteurs, décalages et coupures de son. Par exemple, on devait se reconnecter plusieurs fois (3x pour moi) afin de récupérer le son.

Le centre ne s’appelle plus Centre de documentation, mais plutôt Services informationnels et gestion de l’information. Il a été également intéressant de voir qu’à cause du contexte de la distanciation, l’interaction avec les clients a changé et l’équipe a dû repenser leur manière de rendre leurs services. Une belle introduction de leur clientèle a été présentée (clientèle variée qui n’a pas le même niveau de littéracie numérique). Leur équipe ont plusieurs projets, entre autres un projet de veille qui est un projet d’avenir, car les gens n’ont pas encore le réflexe de venir les voir, beaucoup de travail de numérisation de documents et un projet de développement de leurs services, mais en les transformant pour être durables.

L’équipe de service informationnelle utilise plusieurs outils au quotidien : Opentext, SIGB, Sharepoint, TEAMS, Intranet, etc. Elle s’occupe également des abonnements. Il est également intéressant de savoir qu’Hydro-Québec gère ses propres archives historiques, c’est-à-dire qu’il entrepose lui-même ses archives et n’envoie rien à la BAnQ, même s’il doit tout de même déclarer ce qu’il possède à cette dernière.

Le contexte d’entreprise en fait un milieu différent d’un centre d’archive ou d’une bibliothèque, car il y a un côté business et affaires commerciales vraiment important où il faut se démarquer constamment.

Accueil et déroulement de la visite

Le gestionnaire s’est joint à la réunion pour faire une introduction. Vers la fin, il y a eu beaucoup de questions des étudiants et les organisatrices ont vraiment pris le temps de répondre à toutes les questions. Toute l’équipe (7 personnes) s’est présenté, chaque personne à tour de rôle avec leur parcours scolaire et professionnel. C’était très intéressant et très enrichissant. Elles nous ont donné aussi plusieurs conseils pour réussir à obtenir un emploi dans le milieu. Nous avons bien senti qu’elles étaient contentes de partager toutes ces informations avec les étudiants. En conclusion, il y a eu une grande ouverture, un super accueil et une belle présentation pour ce premier essai en visite virtuelle.

Contact

La rencontre a été dirigée par Sophie Roy et Adriana Bocanegra conseillères en gestion de l’information. Elles ont été très chaleureuses et accueillantes avec les étudiants bien que tout se déroulait à distance.

Sophie Leduc

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Centre de documentation sur l’éducation des adultes et la condition féminine (CDÉACF)

Le 12 février 2020, le GESLA s’est rendu au Centre de documentation sur l’éducation des adultes et la condition féminine (CDÉACF). 9 des10 personnes inscrites se sont présentées. Nous avons rencontré la bibliothécaire responsable du centre, Allison Harvey.

Contenu de la visite

Le CDÉACF se démarque par ses collections et ses services dédiés au milieu communautaire en lien avec l’éducation aux adultes, l’alphabétisation et la condition féminine. Le centre recueille aussi les documents produits par des organismes communautaires membres. Il se distingue alors par cette littérature grise conservée. S’il est possible de se rendre au centre, les services rendus et les documents prêtés se font essentiellement en ligne et par envois postaux. Le centre a aussi un caractère militant.

Du côté de la bibliothécaire qui nous a accueillis, elle s’occupe de la gestion de la collection, de la consultation et de la référence, du système intégré de gestion de bibliothèque… Elle fait de tout ! Elle mentionnait qu’elle doit travailler à promouvoir davantage le centre afin de trouver de nouveaux partenaires. Elle nous a partagé ses enjeux et son quotidien. Elle nous a parlé de son parcours en tant que bibliothécaire.  

Accueil et déroulement de la visite

Madame Harvey nous a tout d’abord parlé du centre. La rencontre était conviviale et informelle. Elle répondait aussi aux questions au fur et à mesure. Puis, nous avons été invités à découvrir le centre. Une discussion s’est plutôt créée selon les questions. Madame Harvey a été ouverte et accueillante.   

Nous lui avons remis les chocolats et la carte à la fin de la rencontre. Elle a apprécié. Certains participants nous ont remerciés pour cette visite ; ils ont apprécié leur expérience.

Contact

Madame Harvey semblait heureuse de nous accueillir. Je suis certaine qu’elle nous accueillerait pour une nouvelle visite !

Chloé Messier Boisvert

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Bibliothèque du Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine

Le 21 janvier 2020, le GESLA s’est rendu au Centre hospitalier universitaire de Sainte-Justine, pour y visiter sa bibliothèque. Sur 10 personnes inscrites, 5 se sont présentées (pour 4 annulations). Nous avons été reçus par Philippe Dodin, bibliothécaire chef d’équipe et par Alix Pincivy, bibliothécaire-contact.

Contenu de la visite

La bibliothèque, la principale du CHU, est située au 5e étage du bâtiment principal; l’autre; au CRME (Centre de ressources mère-enfant), n’est plus ouverte que 2 jours par semaine, et l’une des techniciennes de documentation y travaille à temps partiel.

Accueil et déroulement de la visite

Notre contact, madame Alix Pincivy, bibliothécaire, ainsi que son collègue Philippe Dodin ont fait preuve d’une grande disponibilité en nous recevant plus de deux heures durant, alors qu’ils sont les seuls bibliothécaires du service – qui compte aussi 3 techniciennes de documentation et un agent administratif.  

Nous avons remis les chocolats à l’ensemble de l’équipe, ce qui a visiblement été apprécié, même si la boîte pouvait être un peu petite pour le nombre de personnes. Nous sommes restés environ deux heures.

Contact

Le contact a été facile avec Alix Pincivy, ancienne membre du GESLA : très accessible et heureuse de nous accommoder au mieux, elle a rapidement accepté notre proposition de visite.

Iris Tam Tsi

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Médiathèque de Pointe-à-Callière

Le 11 février 2019, le GESLA s’est rendu dans le Vieux-Montréal à la médiathèque de Pointe-à-Callière. La visite a été populaire : 17 personnes se sont inscrites au total, certaines ont toutefois annulé ou ne se sont pas présentées. Nous étions donc une douzaine de personnes à la visite.

Contenu de la visite

La médiathèque comprend une collection de monographies se chiffrant dans les 13 000 ouvrages, des documents numériques et filmiques, dont certains sont dans un format qui n’est plus lisible. Les archives, quant a elles, sont de natures variées (historiques, mais aussi des documents actifs), considérant le fait que plusieurs des directions gèrent leurs propres documents. Les bases de données des collections et des archives ne sont pas encore disponibles sur le web, l’archiviste nous mentionnant que le service n’a pas encore terminé sa transition vers le numérique. EndNote est le logiciel qu’ils utilisent pour gérer leurs collections et faire des recherches.

 Physiquement, la médiathèque est une grande pièce au deuxième étage d’un bâtiment connecté au bâtiment principal du musée. On y retrouve quelques bureaux, dont trois places pour les chercheurs qui viennent consulter des documents, un coin numérisation, des étagères de livres, une pièce où les archives en traitement sont entreposées (appelée la « salle d’attente » par monsieur Major) ainsi qu’une pièce bien gardée ou l’on retrouve la collection de livres anciens. Nous avons aussi pu voir quelques curiosités provenant de la collection de monographies.

Accueil et déroulement de la visite

Notre contact, monsieur Éric Major, archiviste, ainsi que ses deux collègues nous ont fait visiter les locaux et ont répondu à nos questions. Ils étaient heureux d’avoir de la visite et ont été généreux de leur temps malgré le fait qu’ils avaient beaucoup de travail à faire. L’accueil était chaleureux et nous avons pu avoir une idée de ce que c’est de travailler en milieu muséal. Nous avons remis les chocolats à Monsieur Major, ce qui a semblé lui faire réellement plaisir; il était un petit peu ému. Nous sommes restés environ deux heures.

Contact

Le contact a été facile avec monsieur Major : il a accepté notre demande de visite dans les jours suivants et était flexible sur le jour et l’heure de la visite. Il répondait rapidement à nos questions par courriel.

Élisabeth Madgin

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