Commission de la santé et de la sécurité du travail du Québec (CSST)

C’est par un vendredi après-midi de mars froid mais ensoleillé que nous nous sommes présentés à l’édifice de la Commission de la santé et de la sécurité du travail du Québec (CSST) situé au 1199 rue Bleury au centre-ville de Montréal. Carole Bergeron, chef d’équipe, accompagnée d’Anne-Marie Picard et de Catherine Ferland, toutes trois bibliothécaires professionnelles, nous accueillirent chaleureusement pour nous présenter le Centre de documentation ainsi que la nature de leur travail.

Le Centre de documentation de la CSST se différencie de bien d’autres bibliothèques spécialisées du gouvernement par ses services destinés à une clientèle variée. En plus de répondre aux besoins en information du personnel interne de la CSST, le centre répond aux demandes en ligne et reçoit sur place des employeurs, des travailleurs, des syndicats, des avocats, des formateurs en SST, ainsi que des intervenants des milieux de l’éducation. Cela implique de pouvoir offrir des services diversifiés, rendus en ce moment par neuf bibliothécaires.

Un premier coup d’œil au Centre de documentation nous permet de constater qu’il possède une impressionnante collection de documents: monographies, documents juridiques, rapports d’enquête, brochures, vidéos, ainsi que plus de 8000 normes de sécurité publiées au Québec et au Canada, mais aussi provenant d’autres pays. De plus, le centre cumule autour de 180 abonnements électroniques. Fait à noter, les publications électroniques sont également dépouillées afin d’indexer des articles sélectionnés et les inclure au catalogue ISST.

L’utilisation du catalogue est privilégiée pour le repérage de documents puisque les documents ne sont pas classifiés systématiquement sur les rayons, mais plutôt selon leur ordre d’arrivée et de traitement au centre. Les documents sont indexés à l’aide d’un outil du Bureau international du travail (BIT), le Thésaurus CIS du Centre international d’informations de sécurité et de santé au travail. Celui-ci a été adapté en fonction des besoins de la couverture des collections du centre et de la correspondance à la réalité québécoise. Les activités de catalogage sont toujours faites sur place puisque les dérivations de notices y sont plutôt rares compte tenu de la spécificité des collections.

Les bibliothécaires nous ont fait part des différents défis que la pratique en milieu spécialisé implique. Concrètement pour le centre, beaucoup d’efforts doivent être déployés dans les activités promotionnelles : (1) formation des utilisateurs; (2) sensibilisation à l’utilisation des ressources du Centre de documentation par les instances décentralisées de la CSST dans les différentes régions du Québec ; (3) visibilité sur le site Web de la CSST. La gestion des acquisitions (particulièrement les licences d’utilisation), l’implantation de nouveaux outils informatisés et les procédés de veille informationnelle représentent aussi des défis constants permettant de répondre aux besoins évolutifs des clientèles d’une bibliothèque spécialisée.

Au Centre de documentation de la CSST, les bibliothécaires font toutes de la référence et doivent être prêtes à recevoir des questions de toutes sortes. Imaginez ; nos trois hôtes étaient toutes d’accord pour dire que la formation à la référence n’est complétée qu’après deux ans de service au centre. La diversité des questions leur permet d’acquérir une polyvalence et certainement beaucoup de satisfaction et d’enthousiasme. C’est donc dire que les efforts à fournir valent bien plusieurs chandelles.

par Simon Mayer

Publié dans 2010 | Laisser un commentaire

Archives des jésuites au Canada (AJC)

Les Archives des jésuites au Canada, une richesse peu commune à Montréal

En hiver dernier, un groupe d’étudiants de l’EBSI se rendait à la Maison Bellarmin, située au 25 de la rue Jarry ouest à Montréal. La Maison Provinciale des jésuites du Canada Français abrite un centre de documentation et une équipe de professionnels d’une richesse peu commune :

Céline Widmer, Directrice

Christian Lacombe, Responsable de la bibliothèque

Cindy Lépine, Archiviste

Claudine Viens, Archiviste adjointe

Jacques Monet, s.j., Historien

Inauguré en 2009, l’édifice rassemble les archives des Jésuites des deux provinces (Anglaise et Française) du Canada, auxquelles sont associées une bibliothèque de recherche ainsi qu’une collection d’objets muséaux. Ces nouveaux locaux sont aménagés selon les normes de conservation les plus récentes, température, lux et hygrométrie.

L’administration de la communauté mondiale jésuite est en effet regroupée en « provinces », supervisée par un Général qui est à Rome, successeur d’Ignace de Loyola, le fondateur de la Compagnie. Dans le cas du Canada, ces deux provinces reflètent la division linguistique du pays plutôt que sa géographie politique.

Les archives de langue française constituent le gros de la collection. Elles se rapportent aux activités des Jésuites au Canada et témoignent de la vie en Nouvelle-France dès les tous premiers jours de  la colonie, c’est-à-dire depuis 400 ans. Les documents provenant de la province anglophone sont moins nombreux et beaucoup plus récents, les plus anciens datant des années 1920. En tout, la Maison Bellarmin abrite environ 2 km de documents d’archives. Il serait impensable d’effectuer des recherches sur la vie religieuse en Nouvelle-France sans l’aide de ces précieux documents et le centre de documentation accueille de nombreux chercheurs.

La bibliothèque quant à elle est constituée d’une collection qui était auparavant logée à Saint-Jérôme, ainsi qu’à Toronto et dans différents autres collèges ou maisons de résidences jésuites. À la suite de l’élaboration d’une nouvelle politique d’acquisition mettant plus spécifiquement l’accent sur l’histoire et les écrits des jésuites au Canada, les différentes bibliothèques des compagnons de Jésus ont été fortement élaguées au moment du déménagement dans les nouveaux locaux. La collection provenant de Saint-Jérôme, Toronto et autres a donc été réduite, passant de 100 000 à 18 000 volumes. On peut toutefois retrouver 200 000 volumes portant sur la philosophie et la théologie au Collège Brébeuf.

Bien que la collection de la bibliothèque d’études soit classée selon le code Dewey, les volumes les plus anciens, eux, sont classés en Clément. Ce système, beaucoup utilisé en Europe regroupe les volumes d’abord selon leur format, ce qui facilite la conservation physique de ces livres souvent fragiles, puis ensuite selon leur discipline, suivie d’un numéro séquentiel.

En plus des ouvrages visés par la politique d’acquisition, la bibliothèque comprend plus de 1 500  livres rares, possédant même des livres enluminés du Moyen-Âge, ainsi que des manuscrits en langues amérindiennes.

On retrouve également au centre de documentation plus de 2 500 objets muséaux. Plusieurs de ces objets ont été rapportés de fouilles archéologiques et de toutes les parties du monde par des pères ou frères jésuites de retour de missions. La collection inclus également des objets religieux (calice, statues, bustes…) ainsi qu’un nombre important de cartes et plans qui, lors de notre visite, étaient en cours de catalogage.

Le personnel du centre, en effet, partage sont temps entre les fonctions de catalogage, de recherche et de mise en valeur de la toutes les collections. À l’occasion du 400e anniversaire des jésuites au Canada (1611-2011), des expositions sont actuellement présentées à Port Royal en Acadie, puis à Shawinigan en Mauricie et à Toronto et il est prévu que de telles activités de diffusion prendront de plus en plus d’ampleur, avec pour la rentrée une exposition de manuscrits de traités de langues en amérindiens.

Le centre de documentation a accueilli deux stagiaires cet été dont une ebsienne, qui s’est occupée d’élaborer une superbe exposition virtuelle sur des manuscrits amérindiens. Elle sera en ligne dans le courant du mois d’août sur le site web du centre des Archives des jésuites au Canada (AJC). Le personnel régulier du centre comprend trois archivistes dont la directrice, Céline Widmer, un bibliothécaire (Christian Lacombe, récemment élève de l’EBSI) et un historien. Ce dernier, Jacques Monet s.j., nous a aimablement reçus et servi de guide au cours de la visite.

On peut retrouver plus de renseignements à propos du centre de documentation sur le site Web des Archives des jésuites au Canada

par Christine Lavoie

Publié dans 2011 | Laisser un commentaire

Agence spatiale canadienne (ASC)

Bibliothèque Larkin‑Kerwin de l’Agence spatiale canadienne

Plusieurs étudiants membres du GESLA (Groupe étudiant de la Special Libraries Association) avons eu l’immense plaisir de visiter la Bibliothèque Larkin‑Kerwin au printemps dernier. Nous y avons trouvé des personnes accueillantes et passionnées par leur travail et leur institution. Après avoir participé à un tour de l’agence guidé par Mme Nancy Cormier,Conseillère principale en communication, GI-TIde l’équipe des Communications et affaires publiques, nous avons eu l’occasion de voir la Bibliothèque Lakin‑Kerwin et son équipe de plus près :

Josée Saint‑Marseille, Gestionnaire, Gestion de l’information

Alain Borsi, Chef bibliothécaire

Antoinette Cickello, Bibliothécaire du Centre multimédia

Martin Gagnon, Technicien

Marie‑Hélène D’André, Technicienne

La Bibliothèque Larkin‑Kerwin est une bibliothèque spécialisée qui soutient la recherche dans le domaine spatial en mettant à la disposition des astronautes, chercheurs, ingénieurs et gestionnaires toutes les ressources et les services documentaires dont ils ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Néanmoins, sa clientèle reste très diversifiée; elle dessert tous les secteurs de l’ASC, aussi bien les secteurs scientifiques que non scientifiques. En ce sens, elle est davantage une bibliothèque corporative. L’élément qui la caractérise est sa forte orientation-client. Ainsi, tous les secteurs de l’ASC peuvent se prévaloir de son expertise en matière de recherche d’information. Et, par conséquent, les ressources qu’elle acquière sont, elles aussi, à l’image cette clientèle : très diversifiées.

En matière de gestion de l’information, le mandat de Mme Saint‑Marseille s’est étendu et dépasse le seul cadre de la bibliothèque. Elle chapeaute la gestion de l’information qui débute en 1997 avec l’intégration de la Gestion des documents et s’étend aujourd’hui à plusieurs secteurs de l’agence ( voir le tableau Évolution de la gestion de l’information à l’Agence spatiale canadienne).

Lors de notre visite, nous avons discuté avec Mme Saint‑Marseille et M. Borsi, entre autres choses, de leurs parcours professionnels, de leurs responsabilités, de leurs rôles institutionnels, de leurs tâches, de leur vision quant à la gestion de l’information et des défis qui nous attendent, nous, futurs professionnels de l’information. Ils n’ont pas ménagé leurs efforts pour répondre à toutes nos questions et nous ont prodigué de précieux conseils. Si vous prévoyez travailler dans une bibliothèque spécialisée, voici trois défis qui vous attendent : développer vos aptitudes en recherche d’information, promouvoir et mettre en valeur les services de la bibliothèque et gérer le changement. Il nous a aussi été suggéré, dans la mesure du possible, de choisir un milieu qui nous intéresse vraiment et « un patron qui [nous] inspire et de qui [nous pourrions] apprendre » (Alain Borsi).

Que ce soit dans le cadre de vos cours ou d’activités organisées à l’EBSI, n’hésitez pas à saisir l’occasion de rencontrer l’équipe de la Bibliothèque Larkin‑Kerwin. Si vous cherchez à en savoir plus sur les bibliothèques spécialisées, vous rencontrerez des professionnels qui sont prêtes à partager avec vous leur expérience. Si vous manquez d’inspiration et ne savez trop dans quelle voie vous engager, vous aurez peut-être un coup de cœur.

Site Internet de la Bibliothèque Larkin‑Kerwin

Par Ilhem Bouhachi

Évolution de la gestion de l’information à l’Agence spatiale canadienne

Année

d’intégration

Services chapeautés par la gestion de l’information

1997

Gestion des documents et du courrier

2004

Bibliothèque de la gestion de la configuration

2005

Base de données

2005

Intranet

2006

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

2007

Gestion des connaissances

2008

Systèmes d’information

2010

Gestion de la configuration
Publié dans 2011, 2016 | Laisser un commentaire

Le Service de gestion des documents et des archives (SGDA)

Le SGDA : comment un service d’archives fait rayonner son institution

L’équipe du Service de gestion des documents et des archives (SGDA) de HEC Montréal nous a reçus dans le cadre des visites du GESLA (Groupe étudiant de la Special Libraries Association) :

Julie Lemieux, Directrice

Valérie D’Amour, Archiviste professionnelle

Andre Paquette, Technicien en gestion des documents (semi-actifs)

Danielle Frigon, Agente aux activités

France Morin, Technicienne en gestion des documents (actifs)

Entre 1907 et 1970, soit durant la période correspondant à l’occupation du premier édifice de HEC sur la rue Viger, l’activité archivistique s’est réalisée de façon informelle probablement grâce à la présence d’un conservateur au Musée industriel et commercial de Montréal ainsi qu’à celle d’un bibliothécaire dès l’ouverture de l’École en 1910. Ensuite, dans les années 70, l’activité archivistique de l’École s’est formalisée sous la responsabilité de la Bibliothèque. C’est en 1984, après l’adoption de la Loi sur les archives par le gouvernement du Québec en 1983, que HEC Montréal fonde officiellement le Service des archives en lui donnant un mandat à deux volets:le volet de la gestion des documents actifs et semi-actifs et le volet de la gestion des archives historiques.

Dans le volet de la gestion des documents actifs et semi-actifs, le SGDA déploie ses efforts pour améliorer le repérage et l’utilisation des documents. Il fournit un soutien administratif aux usagers et s’occupe de la gestion des accès. Ce volet concerne entre autres la conservation temporaire des documents semi-actifs des professeurs et des organismes résidents à HEC Montréal, l’élimination de documents confidentiels, la consultation de documents, le transfert de documents, le transfert des questionnaires d’examens, la gestion des documents à distance et la classification uniforme. De plus, le site Web est une mine de ressources utiles pour les usagers des archives : formations, politiques, procédures, formulaires, guides, calendrier de conservation, index, listes, lexique, coordonnées des personnes-ressources, foire aux questions, ainsi qu’une foule de renseignement sur le SGDA, son mandat et la Déclaration québécoise sur les archives à laquelle il adhère.

La mise en valeur et la diffusion des archives, quant à elle, concerne plus particulièrement les archives historiques, le deuxième volet de la gestion des documents et des archives. Le SGDA gère le traitement conforme aux normes et pratiques archivistiques, la reproduction et la publication, la recherche, l’élimination des documents confidentiels, l’acquisition d’archives privées et la mise en valeur des archives. Il a participé à plusieurs expositions et visites guidées : Héritage Montréal; exposition virtuelle sur Édouard Montpetit; Montréal, 500 ans d’histoire en archives; Avant le cybercommerce – une histoire du catalogue de vente par correspondance au Canada; et Vocation d’origine du Centre d’archives de Montréal. Vous trouverez les liens vers ces expositions sur le site Web du SGDA, dans la section « Rayonnement du Service des archives ». Et si vous ne l’avez pas déjà fait, allez visiter la belle exposition virtuelle Dupuis Frères Limitée, Le magasin du peuple 1868-1978, aussi accessible à partir du site Web (www.hec.ca/dupuis_et_freres)

Le travail du SGDA revêt une importance de premier ordre pour HEC Montréal car il contribue grandement au rayonnement de l’institution. La mise en valeur et la diffusion des archives historiques, les nombreux partenariats établis avec d’autres institutions, l’acquisition d’archives privées et son implication dans la vie associative et culturelle font de lui un service d’archives des plus dynamiques.

Site Web du Service de gestion des documents et des archives de HEC Montréal

Ilhem Bouhachi

Publié dans 2011 | Laisser un commentaire